Virtuelni asistent za webinare

Virtuelni asistent (VA) igra ključnu ulogu u uspehu webinara.

Pruža klijentima osećaj sigurnosti, organizovanosti i pripreme za uspešnu prodaju. Kada klijent zna da je VA tu da se pobrine za sve tehničke i organizacione aspekte, može se potpuno posvetiti sadržaju i interakciji sa učesnicima.

Kako virtuelni asistent za webinare može pomoći?

Postoji više načina kako virtuelni asistent može pomoći klijentu tokom webinara, ovo su neki od njih:

Osećaj sigurnosti

Klijent se ne mora brinuti da tehnologija neće raditi jer će se VA pobrinuti za sve tehničke aspekte. Od podešavanja audio i video opreme, snimanja webinara, praćenja komentara, dijeljenja dodatnih resursa i informacija kroz komentare, do rešavanja eventualnih problema, VA osigurava da sve funkcioniše besprekorno.

Fokus na sadržaj

Klijent može da se usredsredi na sadržaj prezentacije, ne brinući o komunikaciji sa učesnicima ili tehničkim pitanjima. VA upravlja komunikacijom, šalje podsetnike i odgovara na pitanja učesnika.

Organizacija i priprema

VA se brine da sve bude u redu pre, tokom i nakon webinara. To uključuje proveru svih veza, landing stranica i obrazaca za narudžbu, čime se osigurava da ništa ne bude zaboravljeno i da sve ide po planu.

Cilj virtuelnog asistenta je da klijent ne brine ni o čemu osim o svojoj prezentaciji.

Zadaci Virtuelnog Asistenta za Webinare

Priprema webinara nije jednostavan posao jer uključuje veliku pripremu samog sadržaja, prezentacije i prodaje, tehničkih detalja samog prenosa videa.

Pored ovih zadataka promocija webinara podrazumeva kreiranje velike količine sadržaja za:

1. Društvene mreže
2. email sekvencu
3. newsletter listu
4. pisanje tekstova za oglase
5. pisanje blog postova
6. priprema podcasta.

Follow-up ili ono što sledi nakon webinara zahtijeva podsećanje publike da je prodaja u toku, da postoje bonusi, da postoji rok za kupovinu.

Sve ove zadatke netko treba završavati, a zatim pratiti što se događa “na terenu” i uraditi promene ako je to potrebno.

Ovo su zadaci koje može preuzeti virtuelni asistent.

Priprema Događaja

Pre nego što webinar počne, vaša uloga je da pomognete u pripremi i planiranju.

Treba da definišete ciljeve webinara, odaberete temu, pripremite prezentacije i napravite raspored. Dobra priprema povećava šanse za uspeh i jača autoritet brenda.

Promocija događaja

Važno je da promovišete događaj putem društvenih mreža, mejlova, blogova i drugih kanala. Kreirate privlačne tekstove, grafike ili video materijale kako biste privukli što veći broj učesnika. Promocija se može planirati unapred, a rezultati se mere prema unapred definisanim ključnim pokazateljima (KPI).

Tehnička podrška

Na samom webinaru, vaša uloga je da obezbedite tehničku podršku.

Pomažete u podešavanju i testiranju audio i video opreme i rešavate eventualne tehničke probleme. Takođe pružate podršku učesnicima u vezi sa pitanjima o audio, video, chatu i drugim tehničkim aspektima.

Registracija učesnika

Pre početka webinara, vi upravljate procesom registracije učesnika.

Kreirate online obrasce za registraciju, pratite prijave i šaljete potvrde učesnicima. Takođe pružate tehničke instrukcije za pristupanje webinara, osiguravajući da svaki učesnik ima sve potrebne informacije.

Komunikacija sa učesnicima

Održavate komunikaciju sa učesnicima pre, tokom i nakon webinara.

Šaljete podsetnike, pružate relevantne informacije i odgovarate na pitanja putem e-pošte ili čet aplikacija. Tokom webinara, prikupljate pitanja od učesnika i šaljete ih klijentu, birajući ona koja omogućavaju predstavljanje programa.

Moderacija događaja

Tokom webinara, vi ste moderator.

Upravljate tokom događaja, puštate prezentacije i vodite diskusiju. Važno je da se pitanja i komentari učesnika obrađuju na odgovarajući način, omogućavajući nesmetani tok događaja.

Analitika i izveštavanje

Nakon webinara, pratite statistike i performanse.

Prikupljate podatke o broju učesnika, angažmanu publike i zadovoljstvu učesnika. Na osnovu tih podataka pripremate izveštaje i analize koje pomažu klijentu da proceni uspeh događaja i identifikuje oblasti za unapređenje.

Naknadna komunikacija

Kada se webinar završi, šaljete zahvalnice, snimke ili materijale sa webinara učesnicima. Takođe pružate podršku učesnicima koji imaju dodatna pitanja ili zahteve.

Snimanje i distribucija

VA snima webinar i obezbeđuje da snimci budu dostupni nakon događaja.

Pomažete u distribuciji snimaka putem e-pošte, društvenih mreža ili drugih kanala kako bi učesnici mogli da ih pogledaju kasnije.

Kako virtuelni asistent može poboljšati saradnju s klijentom proaktivnim pristupom?

Postavljanjem pravih pitanja i pokazivanjem vašeg iskustva, možete značajno unaprediti saradnju sa klijentom.

Proaktivno postavljanje pitanja i traženje unapred definisanih uputstava omogućava bolju pripremu i efikasnost tokom webinara. Na primer, možete testirati poruke i video uživo pre webinara kako biste bili sigurni da sve funkcioniše kako treba.

U mentorskom programu "Postani VA za 2 meseca", učimo kako uspešno realizovati webinare za klijente.

Jedan primer iz prakse je kako je jedna od naših klijentica, Ana, uspela da organizuje i vodi webinar za jednog od svojih klijenata. Ana je:

• definisala ciljeve webinara zajedno sa klijentom
• odabrala odgovarajuću temu
• pripremila sve prezentacije.

Zatim je krenula u promociju događaja putem društvenih mreža i mejlova, koristeći atraktivne vizuale i tekstove koje je sama kreirala. Tokom samog webinara, Ana je pružala tehničku podršku, proveravajući da li sve funkcioniše ispravno, dok je njen klijent mogao da se fokusira samo na prezentaciju.

Ana je takođe upravljala komunikacijom sa učesnicima, odgovarala na pitanja i moderirala diskusiju, obezbeđujući da webinar teče glatko.

Nakon završetka webinara, Ana je pripremila detaljan izveštaj sa statistikama i analizom performansi, što je pomoglo klijentu da proceni uspeh događaja i planira buduće aktivnosti.

Ovo je samo jedan od mnogih primera kako virtuelni asistent može značajno doprineti uspehu webinara i olakšati posao klijentu, omogućavajući mu da se fokusira na ono što je najvažnije – prezentaciju i interakciju sa publikom.

Uloga virtuelnog asistenta je ogromna jer rasterećuje klijenta svih tehničkih i organizacionih zadataka.

Na mentorskom programu Postani virtuelni asistent za 2 meseca prolazimo sve ove korake kako biste postali uspešni virtuelni asistenti.